每个学校对文书的要求不尽相同。以申请理工研究生为例，最基本的，会要求1篇personal statement/statement of purpose, 1篇CV/resume, 2-3封recommendation letter。也有些学校会将PS拆分一下，一篇要申请者做自我背景介绍，一篇写申请目的，甚至再有一篇写课外活动或者某件对申请者影响大的事情等。而对于本科的和文商研究生的申请者来说，则需要对付不同学校的多篇essay。这些essay题目涉及很广阔，诸如经历过的道德困境，将给学校带来的贡献，对leadership的理解，职业规划等。这些文书在申请过程中的作用，前文已经提到，在此不再赘述。以下笔者根据经验，简要的谈一下如何把文书写好。
PS/SOP
这是最可以反映申请者素质和特点的文书，所以也将是此文着墨最多部分。通过PS，要塑造出一个丰满而具有吸引力的形象，清楚表达自己的能力潜力兴趣理想以及为什么和该项目匹配。一篇好的PS应当生动，引人饶有兴趣地读完，并且在读完以后对申请者有深刻的正面印象。
首先，就内容上来讲，PS要主题明确,重点突出。事实上，简言之PS就是要回答几个问题，为什么申请这个学校这个专业？为什么这个学校这个专业要在众多的申请者中选择你？你和这个学校这个专业彼此能给对方带来什么?因此，在PS里重点突出自己的学术科研能力，兴趣和潜能是肯定不会有错的。不要用太多的主观词汇来表现自己是个什么样的人，而是通过事实说话，让别人评判。有的人背景各方面条件都很一般，那么，要通过自然的方式，不要让人停留在学术表现欠佳上，产生一种导致这个的根本原因是能力不行的想法，而是要让人看到你欠佳的表现背后的一些与学术科研相关的闪光点。
就文章结构而言，要做到脉络清晰，过渡自然。最好是让人初看你的文章，便能抓住一根主线，大体知道各个部分在说什么。当前很多申请者喜欢把文章分成几部分，直接以前一段所涉及到的几个“为什么”问句作为每个部分的小标题。就我个人而言，并不是很喜欢这种方式。曾与系里两个美国教授聊过这个话题，他们也表示最好是在叙述中自然地回答这些问题。当然，有一些小标题，文句优美而又简短，而且对文章的发展起到很好的过渡作用，使得整个文章读下来顺畅自然，这种方式是很不错的。
而对于文章的遣词造句方面，首先要尽量的简洁明快。通常，PS的数字限制在500-1000字。有的学校要求更少，即使比较宽松的也限制在两页。因此，能够精简的尽量精简，重复的可有可无的话尽量删除。另外，在句式上做到多样化一些。例如，避免整篇都以“I”开头。不过说到这里，我觉得有很多人有点矫枉过正—–他们力求整篇文章尽量不出现“I”。事实就是，对于自我陈述类的文章，“I”是一个最有表现力和感染力的词语，因而很多地方还非得用“I”不可。需要注意的是，句式的多样化并不意味着要尽量多用复杂的长句。句子太复杂，太长，读起来会有些拗口，即便是对于母语使用者都如此。更何况作为外籍的申请者，绝大多数都无法自如的运用长句。因此，并不是句子越长越复杂越好。
CV
CV和PS应当起到相辅相成的作用。简历简历，顾名思义，是对个人经历的简单罗列。简历里包含的信息一般有基本信息，教育背景，考试成绩，科研（工作）经历及成果，社会活动，荣誉称号等。把对申请有利的信息提炼，简化成最有价值的点。简历通常不能够超过两页。鉴于简历的格式和外表很重，申请者应当在简洁，醒目上多下功夫，太过花哨的简历让人眼花缭乱，适得其反。
推荐信
3封推荐信里，一般最少要有2封对你的学术能力等评价，有的会要求3封都这样。推荐信本来是推荐人的事。不过眼下不少都是学生本人先写好，给教授过目，修改，签名。写推荐信自然是要站在推荐人的角度来写。试想下自己是教授（典型的推荐人），会认为什么样的学生是好学生，好学生具有什么样的特点，自然就知道推荐信要突出什么了。写推荐信的时候要注意用词用句不要太夸张（当然，该学生确实是万里挑一几年难得一见自当除外），另外举例的时候也不要细致到连申请者自己都记不大清楚的地步。总之就是说话，评价都要符合推荐人的年龄，阅历，地位等。
另外，很多学生在选择申请人的时候纠结到底是要选择A教授还是B副教授。总体来说，一个在国际上你申请专业都挺有名气的人肯热情帮你写推荐信自然甚好。但是如果两位的名气差不多都限于国内，那么教授和副教授的影响并不大。这种情况下，选择更能展示你能力优点的，更熟悉你的。
Essay
Essay 一般有规定一个明确的主题。围绕主题展开，体现出你的写作能力，思维，价值观等等。对于文本商科，essay的作用差不多就是PS的作用，而前面阐述PS的很多方面，在这里同样适用。
